Simplificación de la conciliación bancaria con un software de contabilidad

Hoy en día, preferimos hacer nuestra banca en línea, ya sea desde una computadora en casa o en una oficina, o en nuestro smartphone habilitado para web. El cambio de paradigma a la banca en línea fue posible gracias a algunos factores básicos: los avances tecnológicos que brindan a los usuarios acceso 24/7 seguro a sus finanzas, la capacidad de los servicios bancarios en línea para proporcionar un servicio al cliente estelar mientras cobran muy poco a los clientes y el hecho de que los usuarios como la sensación de estar en control.

Necesidad de la banca dentro de un software de contabilidad

Si usted tiene cientos de transacciones en un mes, es genial para los negocios, pero puede ser abrumador para que coincida con el saldo en el banco con el de su libro de contabilidad. Se ha convertido en necesario para el software de contabilidad para abarcar los avances en la banca para atender a la creciente complejidad de las empresas actuales. Hoy en día, el software de contabilidad puede obtener transacciones de su banco, categorizarlas basándose en reglas personalizadas y reconciliarlas a granel, podando el tiempo y el esfuerzo dedicados al seguimiento manual.

Veamos exactamente cómo un software de contabilidad puede ayudarle a conciliar sus cuentas.

Alimentaciones bancarias: – configurar, conectar e importar

Agregadores de datos como Yodlee se conectan de forma segura con su banco, extrae una lista de transacciones, elimina las entradas duplicadas y las inserta en su software de contabilidad. Las transacciones aparecen con fecha, cantidad, descripción y el nombre del pagador y el beneficiario. Los feeds de los bancos son una bendición para los propietarios de negocios y contadores: – no hay más entrada manual de datos, menos probabilidad de error, listas de transacciones actualizadas y más horas para enfocarse en el trabajo.

Reglas de transacción: – automatización que ahorra tiempo

Las transacciones bancarias son tan astuto como los correos electrónicos que vienen en su bandeja de entrada, demasiados en número y fáciles de perder. Al igual que tenemos filtros para identificar correos electrónicos y ponerlos en una carpeta predefinida, tenemos reglas de transacción para filtrar y categorizar las transacciones. Una transacción fija recurrente, como la renta de oficina mensual, puede categorizarse automáticamente como un gasto basado en una regla, lo que hace que una transacción menos se clasifique manualmente.

Correspondencia de transacciones: – confiar en la AI

La concordancia de transacciones le ayuda a acercarse más a mantener sus libros en orden. El software de contabilidad en la nube es más intuitivo que una aplicación de contabilidad de escritorio, y su inteligencia artificial (AI) hace que el proceso de concordancia de transacciones sea fácil. La IA recoge una transacción sin clasificar de los datos bancarios recogidos y sugiere que exista una existente dentro de su aplicación de contabilidad para que coincida con ella. Las sugerencias pueden ser de dos tipos:

Los mejores coincidencias incluyen sólo las transacciones que están en la misma fecha y con la misma cantidad que la transacción no categorizada seleccionada.

Posibles emparejamientos incluyen todas las transacciones que se registraron en los últimos 90 días antes de la fecha del estado de cuenta.

Estas sugerencias hacen que la identificación y la reconciliación de las transacciones sean menos exigentes para los propietarios de negocios y los contadores.

Transacciones a granel: – cuanto más mejor

¿Abres y borras todos los correos spam? Probablemente no. Entonces, ¿por qué administrar cada transacción individualmente cuando podría consolidarlas? ¡Las acciones a granel son más rápidas! Con miles de transacciones sentadas en su software de contabilidad, las acciones a granel facilitan la selección, categorización, eliminación y restauración de transacciones pasadas.

Reconciliación: – preparándose para el recaudador de impuestos

Las empresas deben reconciliar sus cuentas para detectar fraudes y evitar errores de balance. Los errores, intencionales o no intencionales, pueden atraer la acción seria de las autoridades fiscales. Un proceso de reconciliación sincroniza el saldo final de una cuenta dentro del software de contabilidad con la cantidad real gastada. Un software de contabilidad basado en la nube reconcilia todas sus cuentas en unos pocos clics, por lo que puede mantener fácilmente su negocio listo para la temporada de presentación de impuestos.

Dashboard: – una ventana única para actividades relacionadas con la cuenta

Un cuadro de mandos de negocios es una característica común de muchos paquetes de contabilidad. Representa su desempeño a nivel macro usando los ingresos y gastos totales durante un período de tiempo definido. Un tablero bancario es un gran complemento para el panel de tu empresa, especialmente para las empresas que utilizan varias cuentas para ejecutar operaciones diarias.

El software de contabilidad puede obtener los feeds de una cuenta bancaria y rellenar el panel de operaciones bancarias con información útil sobre los desequilibrios de saldos, los pagos recurrentes esperados, las transacciones anteriores y las reconciliaciones pasadas. El tablero de mandos ayuda con la predicción del flujo de caja, y es una manera elegante e intuitiva de representar actividades bancarias para una cuenta.

Caso Especial: – Colocación de depósitos con retiros y viceversa

Considere un escenario: Patricia vende bienes por $ 8,000 a John y le envía una factura para el mismo. Simultáneamente, recibe servicios de él y debe $ 3,000. ¿Hacería John un pago de $ 8,000 a Patricia y esperaría que ella pagara $ 3,000 a cambio de los servicios que él proporcionó? El software de contabilidad más reciente ofrece la flexibilidad de permitir que John pague $ 5,000 de los $ 8,000 que se deben a Patricia. Los $ 3,000 restantes fueron compensados por los $ 3,000 debidos a John por Patricia.

Mira si para ti

Los propietarios de negocios y contadores son a menudo a corto plazo, si están tratando de hacer crecer su negocio o reconciliar sus cuentas. Afortunadamente, el software de contabilidad ha evolucionado para siempre. Un módulo bancario avanzado puede ahorrarle innumerables horas eliminando la penosa entrada de datos, superando errores manuales y conciliando cuentas con pocos clics. Tómalo hoy mismo.