El lanzamiento más grande de Zoho CRM y cinco lecciones que queremos compartir
Zoho CRM 2016, que se lanzó a principios de este año, es el lanzamiento más grande hasta ahora; Y eso que va por el número de características que enviamos y la escala del evento de lanzamiento. Una nueva interfaz de usuario, una bandeja de entrada reinventada para la persona de ventas, un mercado para conectarse con aplicaciones de terceros son sólo unos pocos de una docena de nuevas capacidades anunciadas. 
Si lo conseguimos, fue gracias a algo entre bastidores que ayudó a mantener las cosas juntas; Proyectos Zoho. «Nuestro equipo pasó más tiempo en Zoho Projects que en Zoho CRM», dice Dilip, quien dirige la gestión de productos. Aquí hay cinco cosas que trabajaron para nosotros a través de este lanzamiento que creemos que vale la pena compartir.
1. Mantener los proyectos enfocados
Hubo un tiempo en el que se seguí un producto totalmente nuevo o se lanzaba bajo un solo proyecto. Mantener los proyectos más pequeños no sólo hizo que sea más fácil de manejar, pero el compromiso de los miembros del equipo también subió. Todos en el grupo se conocían, compartían y discutieron ideas libremente.
Siguiendo este enfoque, cada característica que formaba parte del lanzamiento de Zoho CRM 2016, entró en un proyecto aparte. Los gerentes de productos, desarrolladores, diseñadores, vendedores y creadores de documentos para cada característica se añadieron a los proyectos respectivos. Aparte de éstos, había equipos centrales que trabajaron en todas las características tales como PR y «probar». Estos equipos llevaron a cabo un proyecto cada uno de sus propios para seguir su trabajo para este lanzamiento. En total, había unos cuarenta proyectos.
Una de ellas merece una mención especial; El proyecto de liderazgo y mentores. El propósito de esto era rastrear y asegurarse de que todos los otros proyectos se harían a tiempo para el lanzamiento. Hay una tarea que corresponde a cada uno de estos otros proyectos. El mentor o líder a cargo de ese proyecto publicó una actualización de estado semanal aquí como un comentario de tarea. Esto dio visibilidad al liderazgo y si algún proyecto retrocedió, el problema podría ser fácilmente identificado y fijado.
Una lista de algunos de los proyectos para las características de Zoho CRM 2016
2. Mayor colaboración, reuniones más pequeñas
Tener un lugar en línea para obtener entradas de todas las fuentes resulta en mejores decisiones que atraer a todo el mundo a una sala de reuniones. En primer lugar, esto le da a todo el mundo tiempo para pensar y por lo tanto llegar a mejores cosas que decir. También aumenta la participación ya que la respuesta puede provenir de un lugar y una hora convenientes.
Muchas de las nuevas ideas de la característica fueron examinadas a través de tales discusiones en la alimentación de los proyectos de Zoho. Los simulacros se pusieron como estatus y el equipo comentó sobre lo que se sentía trabajado y lo que no. Los casos de uso se enumeran y analizan en el módulo «páginas».
«Zoho Projects ha cambiado la forma en que trabajamos en equipo y lo ha hecho muy social», dice Guru, uno de los líderes técnicos. Todo el equipo que se reúne en la misma habitación es una ocurrencia muy rara. La mayoría de nuestras reuniones son interacciones espontáneas uno a uno para resolver un problema específico.
Una discusión en los Zoho Projects feed
3. Hacer el trabajo emocionante y hacer otras cosas
Todo el trabajo podría tener algunas porciones poco interesantes, que sin embargo necesitan hacerse. Gamescope, que se convirtió en parte de CRM a través de este lanzamiento ya formaba parte de Projects. Hace el trabajo de rutina divertido dejando que los involucrados crear juegos a su alrededor. Aquellos que hacen buen progreso ganan trofeos e insignias que llegan a mostrar en sus perfiles y tablas de clasificación.
La retroalimentación de los propios equipos de ventas fue importante para validar las ideas para este lanzamiento. Pero una vendedora haciendo llamadas para cumplir con sus objetivos puede no estar exactamente interesada en informar todos los problemas que enfrenta con su CRM. Así que le dimos a nuestros vendedores un incentivo con Gamescope.
Se ha anunciado una recompensa de errores, que se ejecuta como un juego en BugTracker. Aquellos que reportaron el mayor número de bugs ganaron los juegos y pudieron llevar a casa cupones de regalo.
«En lugar de obligar a unos cuantos compañeros de trabajo a darme sus comentarios, Gamescope hizo que la gente quisiera participar», dice Dolly Draze, quien dirigió la recompensa de los insectos. «Los resultados: más de 600 personas verificando nuestra interfaz de usuario, más de 200 errores presentados, 4 trabajadores reconocidos y recompensados y un producto limpio».
Los ganadores del Bug Bounty fueron exhibidos en pantallas prominentes
4. Mantener un registro de los problemas, arreglarlos rápidamente
BugTracker se utilizó para registrar y corregir errores. Puedes usar esto como una aplicación Zoho autónoma si deseas hacer sólo el seguimiento de errores o un complemento para los proyectos de Zoho. Esto es lo que nos permite hacer. ¿Recuerda los Proyectos que se crearon para cada una de las funciones de lanzamiento? La prueba de unidad inicial y las pruebas de integración suceden aquí. Los errores se registran, se rastrean y se fijan en el módulo de errores de estos proyectos ellos mismos.
Aparte de estos, el equipo de pruebas tiene su propio proyecto central. Ellos prueban todas las características y registran los errores que atrapan aquí. La pestaña de comentarios dentro de los errores es muy útil en este escenario. Si el desarrollador a quien se asigna el error y el probador desea intercambiar más información, pueden hacerlo aquí mismo en contexto.
La función de vista personalizada se utiliza para administrar las versiones. Cada liberación se da un código; TB65, TB66, M340 y así sucesivamente. Cada error que se registra está asociado a una de estas versiones. Se crea una vista personalizada para cada versión que muestra todos sus errores. Si no hay bugs de showstopper en la vista para una versión, es una buena señal de que las cosas están listas para salir.
Una vista personalizada en Zoho BugTracker
5. Hacer uso de toda la propagación
Zoho Docs y Zoho Chat son dos aplicaciones más que se pueden utilizar tanto como parte de proyectos o aplicaciones independientes.
Los canales de chat resultaron útiles para tomar decisiones rápidas. Los líderes tenían que hacer una llamada de última hora antes del lanzamiento, y tenían un canal de chat precisamente para esto. Un comercializador quería una imagen en el sitio web cambiado, él pings el diseñador que envía la imagen corregida a través de chat. Del mismo modo PR y eventos equipo tenía sus propios canales para hacer sus llamadas rápidas.
Zoho Docs incluye creadores de documentos, hojas de cálculo y presentaciones. El equipo de marketing de Zoho está en Chennai, India, mientras que muchos revisores de contenido trabajan fuera de nuestra oficina de Pleasanton, EE.UU. Los documentos están en línea y eso significa que podrían ser compartidos entre todos. Los creadores de la India se convertiría en los Zoho Writer Docs en la noche en la India. Pronto, el sol se levantaría en América y los revisores irían sobre éstos y ofrecerían comentarios y sugerencias. Y cuando hubieran terminado, los creadores en el otro rincón del mundo estarían listos para trabajar de nuevo.
Las presentaciones que se realizaron en el evento de lanzamiento se crearon con Zoho Show. De nuevo la co-creación era común. Un altavoz estaría ajustando el texto en una de las diapositivas. Al mismo tiempo, un diseñador sentado muy lejos agregaría un squiggly en otro. Zoho Showtime ayudó a hacer estos atractivos y entregarlos con un puñetazo.
Zoho Sheet, el software de hoja de cálculo se llenó de matrices que ayudaron a rastrear cosas como quién estaba a cargo de qué actividades y qué campañas de marketing se planearon para qué características.
Varias aplicaciones de Zoho trabajan estrechamente con Zoho Projects para ayudarte a hacer más
Resumiéndolo
En menos de seis meses desde el lanzamiento, el 88% de los clientes de Zoho han cambiado a la nueva versión. «He estado consultando Zoho durante años», dice Paul Watts de Gold Coast, Australia, «y este es el mejor lanzamiento todavía».
Este lanzamiento ha convencido de que hacer todo el trabajo, especialmente durante un proyecto de gran envergadura, es el mejor camino a seguir. Pruebe este enfoque para usted, si no lo ha hecho ya. Escoja un proyecto e ir a la ruta de Zoho todo el camino. Utilice los Proyectos Zoho para la planificación y coordinación, y el seguimiento de su tiempo y gastos. Utilice Chat para las discusiones rápidas y Documentos para crear, compartir y entregar sus documentos. Una vez que vea la eficacia y la facilidad que esto trae, usted no querría hacerlo de otra manera.