We’ve stopped doing expense reports on paper. Here’s why you should, too. 3 años ago

Deje de lado las antiguas costumbres y ahorre dinero cambiando a una plataforma de ingresos de gastos online

Zoho ExpenseHay algo realmente emocionante acerca de aplazar su reporte de gastos. Por un lado, desea dejar de reportar sus gastos pero sus gerentes se encuentran detrás de su caso para que los reporte a tiempo si quiere ser reembolsado. De todas maneras, dilatar el reporte es un lujo que no se puede dar si tiene que presentarlos en papel. Piense de esta manera: escribir todos sus gastos, tener todos los recibos, luego ordenarlos y reportarlos completos y en forma a su gerente… una pereza!

La mayoría de las empresas del mundo, lo hacen a mano o en hojas de cálculo. Nosotros solíamos hacer lo mismo antes de usar el reporte de gastos  Zoho Expense– créanos cuando decimos que sabemos lo contraproducente que puede llegar a ser. Hacer un listado de todos sus gastos, tener los recibos y completar todo los datos- todas estas tareas llevan un montón de tiempo que usted podría utilizar para mejorar su trabajo.
Hay muchas razones por las cuales debería considerar cambiarse a una plataforma online para reportar los gastos, pero a continuación les dejamos las 5 principales razones para abandonar la pluma y el papel.

1. Pérdida de recibos

Ahora los tiene, después ya no. Cuando tiene un montón de pequeñas piezas en papel, es muy difícil tenerlos en orden y organizados en su escritorio o incluso en algún cajón. También, los recibos en papel no son solamente fáciles de perder sino que también se borronean con el tiempo.

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2. Invierta 50 dólares, obtenga un reembolso de 30.

Puede sonar raro, pero eso es lo que pasa cuando se hacen los ingresos manuales. Cuando tiene gastos atrasados para registrar, es fácil equivocarse y reportar valores incorrectos debido a los números ilegibles. Si no tiene cuidado, los errores pueden aparecer, y con el tiempo, puede perder plata que pudo haber sido reembolsada en otro momento.

3. El tiempo está (o no tanto) de tu lado

Para muchas de las personas, el tiempo es oro. Los equipos de venta, por ejemplo, están constantemente pensando en los caminos que pueden tomar para generar ventas o para convertir sus oportunidades en clientes. Ahora imagine, la gente de ventas tomándose todo el tiempo que requiere escribir sus gastos en papel para reportarlos. Este no es una tarea sencilla, es tiempo perdido que pudo generar ventas. Esta pérdida de tiempo masiva aplica a todos en su compañía.

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4. El reembolso tarda demasiado

El reporte de gastos y su aprobación para el reembolso, es un proceso que no se hace con velocidad. Cada reporte tiene que pasar por diferentes niveles de aprobación antes de ser reembolsado. Esto puede llevar incluso mas tiempo cuando un gerente tiene que aprobar varios reportes al mismo tiempo. Por ejemplo, el equipo de finanzas tiene que lidiar 10 veces más con reportes que el resto de los empleados. Si este proceso fuese automático, llevaría solo dos días; pero cuando se tiene una pila de papeles en su escritorio que se necesitan verificar, este proceso se ralentiza drásticamente. reimbursementtoolong

5. Trabajo doble para el equipo de finanzas

Por mas difícil que sea para una persona hacer reportes de gastos, imagínese para el equipo de finanzas que no solo tiene que lidiar con su papeleo sino que también con el de todos los integrantes de la compañía. Desde ingresar los débitos y créditos hasta reconciliar las declaraciones de los bancos; tienen que ingresar todos los documentos en papel en su cuenta, llevando a que el equipo de finanzas agote sus energías y recursos, dejando de lado sus tareas empresariales.

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Deje de lado la edad de piedra y ahorre dinero cambiando a una plataforma de ingresos de gastos online.

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